makalah


MAKALAH



AKTIVITAS PEKERJAAN PERKANTORAN DI PERPUSTAKAAN

















Disusun Oleh  :
Vivin Yukhadin (13040112130093)
Semester 2
Kelas B



PROGRAM STUDI S1-ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2013



--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


                                                        KATA PENGANTAR



             Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan segala rahmat, hidayah, serta inayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan lancar.
             Penulis sangat menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih terdapat beberapa kekurangan yang harus diperbaiki agar sesuai dengan keinginan pembaca. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada pihak pembaca yang telah bersedia untuk membaca sekaligus memberikan kritik dan saran untuk kesempurnaan makalah ini.




Semarang, Juni 2013


Penulis
















ii

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ABSTRAK

Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui aktivitas pekerjaan perkantoran secara umum, dan untuk mengetahui aktivitas pekerjaan perkantoran di perpustakaan.
Aktivitas pekerjaan perkantoran adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok  orang guna memenuhi tugas kewajiban dalam sebuah kantor perusahaan, lembaga dimana ia bekerja.

Perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca ,bukan untuk dijual(Sulistyo,Basuki ,1991). 
Aktivitas pekerjaan kantor di perpustakaan hampir sama dengan aktivitas pekerjaan di kantor secara umum. Aktivitas pekerjaan perkantoran di perpustakaan meliputi:  pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, dan melakukan komunikasi.























iii
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------




DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................................. i
KATA PENGANTAR............................................................................................................ ii
ABSTRAK.............................................................................................................................. iii
DAFTAR ISI........................................................................................................................... iv
BAB I             PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang.......................................................................................... 1
B.     Rumusan Masalah..................................................................................... 1
C.     Tujuan....................................................................................................... 2
D.    Sistematika Penulisan............................................................................... 2

BAB II                        PEMBAHASAN
A.    Pengertian aktivitas pekerjaan perkantoran secara umum....................... 3
B.     Jenis-jenis  pekerjaan kantor  secara umum............................................. 4
C.     Aktivitas di perpustakaan......................................................................... 7
D.    Jenis-jenis pekerjaan perkantoran di perpustakaan.................................. 8

BAB III          PENUTUP
A.    KESIMPULAN........................................................................................ 9

DAFTAR PUSTAKA









iv 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
Aktivitas pekerjaan perkantoran merupakan seluruh aktivitas pekerjaan yang berhubungan dengan kantor. Kegiatan kantor umumnya berhubungan dengan penyelesaian tugas dan pekerjaan kantor seperti menghimpun; mencatat; mengolah; penggandaan; pengiriman; penyimpanan dokumen-dokumen; penghitungan pendapatan, pengeluaran dan keuangan kantor; serta pekerjaan lainnya seperti pelayanan tamu, kurir, cleaning service.

George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut: “Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan”. Sedangkan Littlefield dan Peterson menerangkan bahwa setiap pekerjaan kantor dalam sebuah organisasi dalam dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.

Aktivitas pekerjaan perkantoran tidak hanya ada di dalam suatu kantor atau sebuah lembaga saja, dalam sebuah perpustakaanpun terdapat juga aktivitas pekerjaan perkantoran. Tetapi, aktivitas pekerjaan perkantoran yang berada di perpustakaan lebih sederhana dengan yang ada di kantor maupun di sebuah lembaga. Aktivitas perkantoran yang terdapat di dalam sebuah perpustakaan antara lain, pencatatan bahan pustaka yang ada di perpustakaan yaitu dengan kegiatan inventarisasi, pengorganisasian, dan pengolahan bahan pustaka.

Dengan demikian, penulis dalam makalah ini akan memaparkan lebih jauh lagi mengenai aktivitas pekerjaan perkantoran yang terdapat di perpustakaan.


B.     Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari makalah ini  antara lain:
1.      Untuk mengetahui aktivitas pekerjaan perkantoran secara umum ?
2.      Untuk mengetahui aktivitas pekerjaan perkantoran yang ada di perpustakaan ?



1

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


C.     Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini  antara lain   :
1.      Untuk mengetahui aktivitas pekerjaan perkantoran secara umum
2.      Untuk mengetahui aktivitas pekerjaan perkantoran yang ada di perpustakaan.
D.    Sistematika Penulisan
Dalam penyelesaian penyusunan makalah ini penulis menggunakan sumber-sumber informasi dari situs-situs yang berada di internet.



























2

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



BAB II
PEMBAHASAN

A.    Pengertian aktivitas pekerjaan perkantoran secara umum
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Aktivitas adalah keaktifan; kegiatan; kerja atau salah satu kegiatan kerja yg dilaksanakan dalam tiap bagian di dalam perusahaan.

Sedangkan pengertian pekerjaan menurut Wikipedia bahasa indonesia memiliki 2 pengertian (luas dan sempit), pekerjaan dalam arti luas adalah aktivitas utama yang dilakukan oleh manusia, dalam arti sempit pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu tugas atau kerja yang menghasilkan uang bagi seseorang.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pekerjaan adalah barang apa yg dilakukan (diperbuat, dikerjakan, dsb); tugas kewajiban; hasil bekerja; perbuatan, atau pencaharian; yg dijadikan pokok penghidupan; sesuatu yg dilakukan untuk mendapat nafkah.

Masih menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu  pekerjaan/ Tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Sedangkan Prajudi Atmosudirjo (1982:25) berpendapat  bahwa kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.

Aktivitas pekerjaan perkantoran menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa “Pekerjaan perkantoran berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuat warkat-warkat, pemakaian warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan



3

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan dan segala macam nota yang tertulis dan tercetak”.    

Sehingga dapat disimpulkan bahwa aktivitas pekerjaan perkantoran adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok  orang guna memenuhi tugas kewajiban dalam sebuah kantor perusahaan, lembaga dimana ia bekerja.

B.     Jenis-jenis Pekerjaan Kantor secara umum

Di dalam masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun
Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.

2. Mencatat
Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3. Mengolah 
Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 
4. Menggandakan 
Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim
Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya.




 
4

 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 
6. Menyimpan
Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)

Sedangkan macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :
1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

5
 
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.

Jenis-jenis pekerjaan kantor secara umum, antara lain :
1.      Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat
Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : memuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll.

5.      Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting.

8.      Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan.




6

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


9.      Pekerjaan lainnya
Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service.

A.    Aktivitas di perpustakaan
Perpustakaan menurut undang-undang adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan karya rekam secara professional dengan system yang baku guna memenuhi kebutuhan ,pendidikan,penelitian,pelestarian,informasi, dan rekreasi para pemustaka.

Sedangkan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca ,bukan untuk dijual(Sulistyo,Basuki ,1991).

Pada dasarnya aktivitas pekerjaan perkantoran yang ada di perpustakaan tidak jauh berbeda dengan pekerjaan perkantoran yang ada di kantor, perusahaan-perusahaan, maupun lembaga. Aktivitas di perpustakaan dapat dilihat seperti di bawah ini, 

1.      Aktivitas pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/ sumber informasi
Aktivitas pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi merupakan aktivitas dalam pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka, penyimpanan dan pelestarian bahan pustaka, dan pelayanan informasi. Pengembangan koleksi merupakan kegiatan untuk mendapatkan buku-buku dan monograf serta sumber informasi lainnya yang dipesan sesuai dengan hasil seleksi. Pengembangan koleksi dapat juga diartikan sebagai kegiatan yang ditujukan untuk menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai dengan kebutuhan pemakai.
2.      Pengembangan profesi
Pengembangan profesi merupakan aktivitas pustakawan dalam rangka pengamalan ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan untuk meningkatkan mutu dan profesionalisme bidang kepustakawanan maupun dalam rangka menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi peningkatan mutu layanan perpustakaan.








7

 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

B.     Jenis-Jenis pekerjaan perkantoran di perpustakaan
Pekerjaan yang ada di perpustakaan, dan yang dilakukan pustakawan umumnya adalah sebagai berikut:
1.      Pengumpulan
Pengumpulan disini dapat dimaksudkan pengumpulan bahan-bahan pustaka yang ada di perpustakaan, yakni dengan mengumpulkannya dalam sebuah rak-rak buku.
2.      Pencatatan
Buku atau bahan pustaka lainnya yang baru datang atau yang telah ada di perpustakaan dicatat dalam sebuah buku besar yang kegiatan ini sering disebut sebagai kegiatan inventarisasi.
3.      Pengolahan
Kegiatan pengolahan di perpustakaan yakni mengolah bahan pustaka baik itu buku, majalah, kaset, skripsi, dll. Diolah dengan dibuatkan katalog, diklasifikasi, bibliografi, indeks, dsb agar mudah untuk ditemu kembali.
4.      Penggandaan
Sebenarnya aktivitas penggandaan tidak boleh dilakukan terhadap buku atau bahan pstaka lainnya karena melanggar undang-undang yang telah ditetapkan, tetapi perpustakaan memiliki akses dan diperbolehkan untuk menggandakan buku
atau bahan pustaka lainnya selama masih dalam lingkup pendidikan dan untuk keperluan belajar-mengajar.
5.      Penyimpanan
Kegiatan inilah yang paling umum dilakukan oleh pustakawan di sebuah perpustakaan, perpustakaan menyediakan buku-buku yang disimpan rapi dalam rak-rak khusus buku yang nantinya akan disebarluaskan kepada pemustaka.
6.      Melakukan Komunikasi
Komunikasi sangat perlu dilakukan oleh pustakawan dalam melayani pemustaka yang datang ke perpustakaan, komunikasi yang baik dan menimbulkan rasa senang bagi pemustaka, serta pustakawan tahu apa yang dibutuhkan pemustaka dengan tepat akan memberikan nilai lebih bagi pustakawan dan perpustakaan tersebut.




8

 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB III
PENUTUP

A.   Kesimpulan
Aktivitas pekerjaan perkantoran di perpustakaan kurang lebih sama dengan yang ada di kantor, perusahaan-perusahaan, lembaga, dan lain-lain. Pekerjaan perkantoran yang ada di perpustakaan antara lain pengumpulan yakni kegiatan pengumpulan bahan pustaka, pencatatan yakni pencatatan bahan pustaka yang berada di perpustakaan, pengolahan yakni kegiatan mengolah bahan pustaka misalnya bahan pustaka tersebut dibuatkan nomor klasifikasi, katalog, indeks, dll., penggandaan, penyimpanan, melakukan komunikasi, dan seluruh aktivitas pekerjaan tersebut dilakukan oleh para pustakawan di perpustakaan.






















9

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


DAFTAR PUSTAKA

14 juni 2013)
http://smenzaoktafiana.blogspot.com/ (diakses 14 juni 2013)
Kamus Besar Bahasa Indonesia Offline

























10







MAKALAH

STAFFING DI PERPUSTAKAAN UMUM



Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Perpustakaan Umum dan Khusus
Dosen pengampu Bahrul Ulumi, S.Ag., SS., M.Hum






   


PROGRAM STUDI S1-ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMARANG
2014






BAB I
PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Perpustakaan umum merupakan sebuah lembaga yang menyimpan segala bentuk informasi baik itu yang tercetak, maupun non cetak yang digunakan untuk kepentingan masyarakat umum, tanpa membedakan jenis kelamin, ras, suku bangsa, agama, dan lain-lain, sehingga siapapun dapat memanfaatkan perpustakaan. Perpustakaan umum sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat membantu masyarakat memperoleh informasi dan memperluas cakrawala ilmu, sehingga masyarakat menjadi cerdas dan berwawasan luas. Dalam perpustakaan umum terdapat beragam aktivitas seperti kegiatan teknis yaitu mengadakan bahan pustaka atau akuisisi, mengkatalog, menginventaris, mendigitalkan bahan pustaka, melakukan preservasi bahan pustaka dan lain-lain.  Untuk menyelesaikan berbagai kegiatan seperti yang telah disebutkan tadi, maka perpustakaan umum tidak dapat hanya dikelola oleh satu orang saja, dibutuhkanlah banyak tenaga untuk mengelola perpustakaan. Tenaga yang mengelola perpustakaan umum dapat berupa tenaga teknis perpustakaan maupun tenaga non teknis perpustakaan.  Setelah tenaga perpustakaan telah terpenuhi maka, perlu ditetapkan dan diterapkan managemen perpustakaan atau melakukan pengaturan tenaga perpustakaan untuk bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Fungsi manajemen menurut O’Donnell yaitu Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controling. Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah staffing atau penyusunan staf. Staf atau pegawai perpustakaan merupakan unsur vital dalam sebuah perpustakaan umum. Hampir sebagian besar kegiatan di perpustakaan umum  membutuhkan tenaga dari pegawai perpustakaan, yang bertugas untuk melakukan pengadaan bahan pustaka, mengelola, mengatur koleksi bahan pustaka, dsb. Staffing di perpustakaan umum meliputi kegiatan antara lain rekruitmen pegawai perpustakaan, melatih pegawai perpustakaan, memberi penghargaan terhadap pegawai. Dengan adanya staffing di perpustakaan maka, diharapkan perpustakaan dapat memilih orang-orang terbaik yang akan ditempatkan menjadi pegawai perpustakaan, memberikan pelatihan pegawai perpustakaan atau pustakawan sehingga dapat bekerja secara maksimal nantinya dan untukmeningkatkan kemampuan serta keahlian pegawai dalam mengelola perpustakaan.


1.2    Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan staffing ?
2.      Bagaimana kegiatan staffing di perpustakaan umum ?

1.3    Tujuan

1.      Untuk mengetahui maksud dari staffing.
2.      Untuk mengetahui kegiatan staffing di perpustakaan umum.






BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Staffing
Staffing menurut Sulistyo-Basuki (1991:192) merupakan keseluruhan fungsi personil yang mencakup (a) kesempatan kerja dan pelatihan karyawan, dan (b) pemantapan lingkungan kerja yang menyenangkan untuk melaksanakan tugas.
Masih menurut Sulistyo-Basuki (1991:192) tujuan staffing adalah
menempatkan karyawan yang efisien dalam jumlah yang cukup, yang masing-masing mempu melaksanakan tujuan perpustakaan. perlu dikembangkan lingkungan yang memadai sehingga karyawan merasa mampu mengembangkan kemampuan mereka sebaik mungkin. Filosofi perpustakaan, kebijakan, dan prosedur menyangkut program staffing perlu dipahami dan dilaksanakan sebaik mungkin pada semua tingkat manajemen.

Staffing dapat didefinisikan sebagai sebuah proses menarik, memilih, dan menahan orang-orang yang berkompeten untuk meraih tujuan organisasi. (Robert E. Polyhart, 2006).
Menurut Jhon (1984) staffing dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengisi pekerjaan dengan orang yang tepat.
Sedangkan menurut Menurut T. Hani Handoko (2003: 233) penyusunan personalia (staffing) adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
Berdasarkan pengertian dari para ahli diatas, maka dapat disimpulkan pengertian staffing adalah proses pengisian jabatan dalam organisasi, yang dilakukan melalui identifikasi kebutuhan tenaga, merekrut, memilih, menempatkan, mengembangkan dan melatih pegawai agar dapat bekerja secara efektif.

2.2 Pengertian Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum merupakan salah satu sumber ilmu pengetahuan yang memiliki peran sebagai penyebar informasi bagi seluruh lapisan masyarakat.Adapun pengertian perpustakaan umum menurut Sutarno (2003 : 32)perpustakaan umum adalah :
Lembaga pendidikan yang sangat demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya. Pendek kata perpustakaan umum memberikan layanan kepada semua orang, anak-anak, remaja, dewasa, pelajar, mahasiswa, pegawai, ibu rumahtangga, para usia lanjut, laki-laki maupun perempuan. 
Sedangkan Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 3) menyatakan bahwa :
Perpustakaan umum ialah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.

Selanjutnya menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 46) “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”. 
Sehingga dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku atau rekaman yang diselenggarakan untuk kepentingan umum tanpa membedakan jenis kelamin, agama, pekerjaan, dll. Perpustakaan dijalankan dengan dana umum dan masyarakat umum dalam memanfaatkan perpustakaan tidak dikenai biaya.

2.3.Staf Perpustakaan
            Staf perpustakaan menurut Sulistyo-Basuki (1991: 203) dibagi ke dalam kelompok: (a) profesional, (b) para profesional, (c)teknis penunjang, (d) penunjang (administratif)
Staf profesional terdiri dari orang yang ditugaskan dalam tugas profesional pustakawan, dan memiliki gelar kesarjanaan dalam ilmu perpustakaan serta ilmu yang berkaitan. Bagi mereka yang memiliki gelar dalam ilmu perpustakaan ditambah dengan gelar dari bidang lain dianggap sebagai tenaga profesional perpustakaan. Ada yang menyebut golongan ini sebagai spesialis subjek, spesialis informasi, pakar informasi, serta berbagai sebutan lainnya. Kadang-kadang tenaga profesional dibagi lagi menjadi asisten profesional, tenaga profesional junior, dan tenaga profesional senior.
Tugas yang lazim dilakukan oleh tenaga profesional mencakup: pemilihan buku, pemesanan buku, klasifikasi, pengkatalogan, pengindeksan, pembuatan abstrak (sari karangan), jasa referens/jasa informasi, dan perencanaan.
Tenaga para profesional harus memiliki sertifikat setingkat program Diploma 2 atau lebih atau lebih.Tugas yang dilakukan oleh tenaga para profesional mencakup penyusunan slip pemilihan buku setelah pemilihan dilakukan oleh pustakawan ataupun pakar subjek, pemesanan buku, pencatatan majalah, pengetikan dan penggandaan kartu katalog.
Teknis penunjang merupakan tenaga perpustakaan yang berpendidikan SLTA ke bawah dengan pendidikan kepustakawanan 1 tahun atau kurang. Tugas mereka membantu pelaksanaan para profesional. Sedapat mungkin diusahakan peningkatan kemampuan mereka melalui kursus, latihan, pendidikan berkesinambungan, maupun pendidikan formal.
Sifat tugas tenaga penunjang (administrasi) tidak berbeda dengan tugas tenaga sejenis di kantor lain. Tugas tenaga penunjang (administrasi) antara lain ialah tenaga sekertariat pada pustakawan; bertanggung jawab atas berkas personalia (pengangkatan, berkas pribadi, dokumen rahasia, pensiun); urusan keuangan dan bahan (gaji karyawan, lembur, honorarium, pemesanan barang habis pakai, rekening listrik air, listrik); pengetikan (kecuali kartu katalog, bibliografi, senarai dokumentasi); serta tugas pemeliharaan rumah tangga perpustakaan (housekeeping) dan tugas lainnya.

2.3.1 Staf Perpustakaan menurut Undang-Undang
Dalam UU No.43 Tahun 2007 Bab VIII Tentang Tenaga Perpustakaan, Pendidikan, dan Organisasi Profesi. Bagian Kesatu. Tenaga Perpustakaan. Pasal 29, disebutkan bahwa :
1)      Tenaga perpustakaan terdiri atas pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan.
2)      Pustakawan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi kualifikasi sesuai dengan standar nasional perpustakaan.
3)      Tugas tenaga teknis perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dirangkap oleh pustakawan sesuai dengan kondisi perpustakaan yang bersangkutan.
4)      Ketentuan mengenai tugas, tanggung jawab, pengangkatan, pembinaan, promosi pemindahan tugas, dan pemberhentian tenaga perpustakaan yang berstatus pegawai negeri sipil dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
5)      Ketentuan mengenai tugas, tanggung jawab, pengangkatan, pembinaan, promosi, pemindahan tugas, dan pemberhentian tenaga perpustakaan yang berstatus non pegawai negeri sipil dilakukan sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh penyelenggara perpustakaan yang bersangkutan.
 
2.4.Pelayanan Pengguna (Customer Service)
Pengguna perpustakaan memiliki harapan terhadap kualitas pustakawan dalam melayani pemustakanya, diantaranya sebagai berikut:
1.      Dapat diandalkan
Mampu menyediakan apa yang diminta pemustaka dengan tepat waktu, dapat dipercaya, dan akurat.
2.      Adanya kepastian
Pengetahuan dan sopan-santun pegawai perpustakaan dan kemampuan mereka untuk dapat menyampaikan informasi yang terpercaya dan pasti.
3.      Empati
Kepedulian dan perhatian yang ditujukan kepada pemustaka, sebagai sesuatu yang menyenangkan sebagai diri individu seorang pustakawan.
4.      Kemampuan reaksi
Kemauan pegawai untuk membantu pemustaka dalam menyediakan layanan yang cepat, tepat, dan bermanfaat.
5.      Nyata
Penampilan fasilitas, perlengkapan, dan pegawai perpustakaan.

2.5 Staffing di Perpustakaan Umum
2.5.1 Rencana Staffing PerpustakaanUmum
            Mungkin salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh perpustakaan umum adalah merekrut, melatih, dan mempertahankan pegawai yang berkualitas tinggi dengan anggaran yang terbatas. Berikut adalah beberapa teknik penyusunan pegawai yang dapat diterapkan untuk perpustakaan umum.
1.      Perekrutan Pegawai dan penjadwalan
Untuk mendapatkan pegawai yang memiliki kualitas sangat baik sangat sulit, apalagi mempertahankannya terutama bagi perpustakaan umum yang kecil yang terkendala masalah dana. Maka yang dapat dilakukan untuk merekrut pegawai perpustakaan diantaranya adalah menawarkan jadwal kerja di perpustakaan yang fleksibel dan pekerjaan paruh waktu di perpustakaan. Hal tersebut diharapkan dapat menarik minat seseorang menjadi tenaga perpustakaan.
2.      Membangun komunitas sukarelawan perpustakaan
Dalam sebuah perpustakaan kecil, dengan pegawai perpustakaan yang terbatas, diperlukannya solusi untuk menambah tenaga untuk mengelola perpustakaan, karena kegiatan yang dilakukan perpustakaan sangat kompleks yang tidak bisa ditangani oleh satu atau dua orang saja. Maka, pemecahan masalahnya dapat dilakukan dengan mencari tenaga relawan perpustakaan, yang mau membantu perpustakaan dengan tidak memikirkan gaji. Dalam mencari tenaga sukarelawan dapat dilakukan dengan menawarkan kepada kenalan dari rekan kerja kita, menawarkan dari mulut ke mulut pengunjung yang datang ke perpustakaan kita, mengumumkan ke buletin, komunitas-komunitas.
3.      Sahabat perpustakaan
Sahabat perpustakaan adalah sebuah sumber berharga perpustakaan umum yang diciptakan untuk tujuan khusus yakni untuk mendukung perpustakaan dengan melakukan kegiatan penggalangan dana, program mengorganisir perpustakaan, membuat publikasi, dan melayani pengguna sebagai tenaga sukarela.
4.      Mengorganisir relawan
Jika perpustakaan menggunakan tenaga rutin relawan, mungkin dapat dipertimbangkan untuk menunjuk seorang karyawan perpustakaan atau relawan sebagai “Koordinator relawan”. Mereka yang ditunjuk bertanggung jawab terhadap perekrutan, penyaringan, pelatihan,dan penjadwalan tim relawan.
5.      Pelatihan pegawai
Pelatihan pegawai yang tepat sangat penting dilakukan jika perpustakaan mempekerjakan sejumlah besar pegawai dan relawan tanpa pengalaman perpustakaan sebelumnya. Pelatihan dapat difasilitasi dengan beberapa cara,  termasuk :
-          Pengembangan prosedur instruksi manual perpustakaan yang dapat dimengerti
-          Kursus pelatihan yang dilakukan oleh perpustakaan itu sendiri dan instruksi pekerjaan oleh pengawas
-          Pertemuan rutin pegawai bulanan
-          Pengiriman pegawai dan relawan ke daerah dan kelas pelatihan perpustakaan nasional serta seminar
6.      Memilih dewan pengawas dengan bijak
Yang paling penting dari relawan perpustakaan umum adalah dewan pengawas. Dewan pengawas adalah seseorang yang tahan terhadap kelangsungan hidup dan mempertahankan masa depan perpustakaan. Sehingga perlu dipilih secara hati-hati. Peran utama dari pengawas perpustakaan umum adalah untuk merencanakan masa depan, untuk menjamin kelangsungan keuangan, dan untuk menetapkan kebijakan. Anggota dewan pengawas tidak hanya harus memiliki pengetahuan tentang perpustakaan tetapi harus memiliki kemampuan manajemen, keuangan, dan kecerdasan dalam berhubungan dengan orang lain.
  
2.5.2 Perekrutan dan Seleksi Pegawai
            Definisi rekrutmen menurut Schermerhorn (1997) Rekrutmen (Recruitment)adalah "Proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang lowong. Perekrutan yang efektif akan membawa peluang pekerjaan kepada perhatian dari orang-orang yang berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi pekerjaan.
Sedangkan menurut Faustino Cardoso Gomes (1995: 105) rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam oleh suatu organisasi.
Rekrutmen merupakan proses komunikasi dua arah. Pelamar-pelamar menghendaki informasi yang akurat mengenai seperti apakah rasanya bekerja di dalam organisasi bersangkutan. organisasi-organisasi sangat menginginkan informasi yang akurat tentang seperti apakah pelamar-pelamar tersebut jika kelak mereka diangkat sebagai pegawai.
Sehingga, dalam wawancara pertanyaan yang dapat diajukan kepada pelamar atau calon pegawai perpustakaan yang baru, adalah sebagai berikut :
·         Ketika anda berjalan di perpustakaan, apa yang membuat anda terkesan ?
·         Apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki tampilan interior gedung perpustakaan?
·         Apakah anda memiliki usul untuk memperbaiki bagian eksterior gedung perpustakaan?
·         Apa yang kami lakukan yang dapat membuat anda terkejut ?
·         Apa yang seharusnya tidak kami lakukan ?
·         Bagaimana anda menaksir pegawai kami, apakah cukup ramah ?
·         Pernahkah anda berkunjung ke website perpustakaan kami ? apa yang membuat anda terkesan ?

Sumber Perekrutan Pegawai
Sumber merekrut pegawai dibagi menjadi 2 yaitu perekrutan eksternal dan perekrutan pegawai internal.
1)      Eksternal
a.       Lembaga pendidikan
b.      Teman/ anggota keluarga karyawan
c.       Lamaran
d.      Agen tenaga kerja
e.       Karyawan perusahaan lain
f.       Asosiasi profesi
g.      Outsourcing
2)      Internal
a.       Promosi
b.      Transfer/ Rotasi
c.       Pengkaryaan karyawan kembali
d.      Kelompok pekerja sementara/ karyawan kontrak (temporer)

Seleksi Pegawai
Seleksi ini biasanya dengan menggunakan metode, guna mendapatkan tenaga perpustakaan yang cocok/sesuai. Pada umumnya prosedur seleksi ini adalah pengisian formulir, tes, wawancara, referens.

2.5.3 Pelatihan dan Pengembangan Pegawai
            Pelatihan
            Pelatihan yang dilakukan kepada pegawai perpustakaan lebih ditekankan pada pelatihan teknis maupun non teknis perpustakaan seperti halnya pelatihan automasi perpustakaan dan pelatihan keterampilan pustakawan dalam melayani pemustaka. Pelatihan pegawai perpustakaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, sebagai berikut :
·         Pengiriman pegawai pustakawan untuk melakukan pelatihan
·         Lokakarya atau workshop
·         Pengiriman pustakawan untuk menghadiri seminar-seminar tentang perpustakaan
·         Mendatangkan tenaga ahli untuk memberikan pelatihan kepada pegawai perpustakaan dalam bidang tertentu. Misal pelatihan automasi perpustakaan program WINISIS.
·         Dsb.
Pengembangan Pegawai
Pada umumnya pegawai dikembangkan dengan metode on the job ataupun metode off the job. Metode-metode ‘on the job”yang biasa digunakan yaitu, sebagai berikut :
1.      Coaching dimana atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
2.      Planned progression atau pemindahan pegawai dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda.
3.      Rotasi jabatan pemindahan pegawai melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda-beda.
4.      Penugasan sementara, di mana bawahan ditempatkan pada posisi manajeman tertentu utuk jangka waktu yang ditetapkan
5.      System-sistem  penilaian prestasi formal

Sedangkan pengembangan pegawai dengan metode “off the job”dilakukan dengan :
1.      Program-program pengembangan eksekutif, di universitas-universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya, di mana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisa kasus, simulasi dan metode-metode pengajaran lainnya
2.      Latihan laboratorium, di mana orang belajar menjadi sensitive (peka) terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya
3.      Pengembangan organisasi, yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keeluruhan organisasi
4.      Penilaian Pelaksanaan Kerja

2.5.4 Memberi Penghargaan terhadap Pegawai (Recognizing Staff)
Banyak perpustakaan umum memiliki keterbatasan dalam memberikan penghargaan bagi pegawai perpustakaannya. Bagaimana pun, seorang manajer perpustakaan harus memberikan berbagai hal untuk menghargai kinerja pegawainya, sehingga pegawai perpustakaan dapat nyaman bekerja. Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mengahargai kinerja pustakawan, antara lain sebagai berikut:
-          Temukan kelebihan/kekuatan mereka
-          Umumkan tindakan yang luar biasa yang telah dilakukan pegawai dalam bekerja.
-          Ucapkan terima kasih lebih sering.
gunakan e-mail,bercakap-cakap langsung, voice mail, dll untuk berterima kasih, terlebih lagi ucapkan terima kasih atas apa yang telah mereka lakukan.
-          Mendorong pegawai untuk melakukan aktivitas kepegawaian secara bersama-sama untuk menyenangkan pengguna.
-          Kirim catatan tulisan terima kasih.
memberikan kesan bahwa pimpinan peduli dengan mereka.
-          Berikan permen,kue, bunga, es krim,dll
-          Habiskan lebih banyak waktu jalan berkeliling perpustakaan.
berbicara lebih sering dengan pegawai dan dengan pemustaka yang datang. Temukan saat-saat WOW dan bagikan dengan mereka.

2.5.5 Promosi Jabatan
Promosi jabatan mempunyai arti penting baik bagi pegawai mapun bagi organisasi secara keseluruhan. Dengan memberikan kesempatan promosi, berarti organisasi melakukan usaha pengembangan pegawai melalui jenjang karier yang jelas, sehingga pegawai akan termotivasi bekerja dan berprestasi. Menurut Alex S. Nitisemito dalam Rianto Ritonga “Promosi adalah proses kegiatan pemindahan karyawan dari satu jabatan kepada jabatan lain yang lebih tinggi”. 

Bentuk Promosi Jabatan
Bentuk-bentuk promosi sebagai berikut :
a.       Promosi Sementara (Temporary Promotion)
Merupakan suatu bentuk promosi yang dilaksanakan untuk jangka waktu sementara....
b.      Promosi Tetap (Permanent Promotion)
Yaitu suatu bentuk promosi yang berlangsung dalam jangka waktu relatif  lama, sampai tiba waktunya kemudian karyawan yang bersangkutan dipindahkan lagi ke jabatan lain, karena promosi atau karena sebab-sebab lain....
c.       Promosi Kecil (Small Scale Promotion)
Merupakan suatu promsi yang dilaksanakan untuk meningkatkan kecakapan kerja. Dalam bentuk nin wewenang, tanggungjawab, dan penghasilan karyawan tidak mengalami perubahan.
d.      Promosi Kering
Yaitu bentuk promosi yang dilakukan dengan disertai peningkatan dalam wewenag, hak dan tanggungjawab, tetapi penghasilannya tidak berubah.

2.5.6 Status Pegawai Perpustakaan Umum
Tidak dapat dipungkiri jika dalam perpustakaan umum terdapat dua jenis pegawai perpustakaan, yaitu pegawai kontrak dan pegawai tetap. Untuk mengetahui perbedaan antara pegawai kontrak (Outsourcing) dengan pegawai tetap dapat dilihat cici-cirinya yang dapat diuraikan sebagai berikut:
1.      Pegawai Kontrak (Outsourcing)
a)      Karyawan kontrak dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu saja, waktunya terbatas maksimal hanya 3 tahun.
b)      Hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam “Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tertentu”
c)      Perusahaan tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan
d)     Status karyawan kontrak hanya dapat diterapkan untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu, yaitu :
·         Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya ;
·         Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan paling lama 3 (tiga) tahun ;
·         Pekerjaan yang bersifat musiman; atau
·         Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan.
·         Untuk pekerjaan yang bersifat tetap, tidak dapat diberlakukan status karyawan kontrak.
e)      Apabila salah satu pihak mengakhiri hubungan kerja sebelum berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dalam perjanjian kerja waktu tertentu, atau berakhirnya hubungan kerja bukan karena terjadinya pelanggaran terhadap ketentuan yang telah disepakati bersama, maka pihak yang mengakhiri hubungan kerja diwajibkan membayar ganti rugi kepada pihak lainnya sebesar gaji karyawan sampai batas waktu berakhirnya jangka waktu perjanjian kerja
f)       Jika setelah kontrak kemudian perusahaan menetapkan ybs menjadi karyawan tetap, maka masa kontrak tidak dihitung sebagai masa kerja.

2.      Pegawai Tetap
a)      Tak ada batasan jangka waktu lamanya bekerja
b)      Hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam “Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tidak Tertentu”
c)      Perusahaan dapat mensyaratkan masa percobaan maksimal 3 bulan.
d)     Masa kerja dihitung sejak masa percobaan.
e)      Jika terjadi pemutusan hubungan kerja bukan karena pelanggaran berat atau karyawan mengundurkan diri maka karyawan tetap mendapatkan uang pesangon, uang penghargaan masa kerja (bagi karyawan yang bekerja minimal 3 tahun) dan uang penggantian hak sesuai UU yang berlaku.




BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
            Perpustakaan umum digunakan untuk keperluan masyarakat umum. Isi informasi dari koleksi juga bersifat umum. Dalam pelaksanaan yang diupayakan agar kebutuhan informasi masyarakat dapat terpenuhi. Untuk memenuhi kebutuhan informasi diperlukan beberapa kegiatan di perpustakaan yaitu dikenal dengan manajemen perpustakaan. Salah satu manajemen perpustakaan yang penting adalah staffing.
Hampir sebagian besar kegiatan di perpustakaan umum  membutuhkan tenaga dari pegawai perpustakaan, yang bertugas untuk melakukan pengadaan bahan pustaka, mengelola, mengatur koleksi bahan pustaka, dsb. Staffing di perpustakaan umum meliputi kegiatan antara lain rekruitmen pegawai perpustakaan, melatih pegawai perpustakaan, memberi penghargaan terhadap pegawai. Dengan adanya staffing di perpustakaan maka, diharapkan perpustakaan dapat memilih orang-orang terbaik yang akan ditempatkan menjadi pegawai perpustakaan, memberikan pelatihan pegawai perpustakaan atau pustakawan sehingga dapat bekerja secara maksimal nantinya dan untuk meningkatkan kemampuan serta keahlian pegawai dalam mengelola perpustakaan.


 Daftar Pustaka
Landau, Herbert B. 2008. The small public library survival guide : triving on less. Chicago:
American Library Association.

Matthews, Joseph R. 2009. Thecustomer-focused library: re-inventing the public library
from the outside in. California: ABC Clio,LLC.

Sitohang, Andre. 2011. Perbedaan Karyawan Kontrak (Outsourcing) dengan Karyawan

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Ritonga, Rianto. Mutasi dan Promosi Jabatan sebagai Bagian dari Upaya Pengembangan

Robert E. Polyhart. 2006. Staffing in the 21st Century: New Challenges and Strategic


Link :

http://www.bkkbn.go.id [diakses Minggu 8 Juni 2014].

[diakses Minggu 8 Juni 2014].


Juni 2014].

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Pengalaman Kerja Sebagai Pustakawan SD

Masih Cerita Tentang : Pengalaman Kerja Sebagai Pustakawan SD Part II

Etika Profesi Pustakawan